Mengenal Dan Mempelajari Microsoft Excel

Microsoft Excel 2007 memiliki tampilan antarmuka berbeda dari versi – versi sebelumnya. Daftar perintah yang biasa dikelompokkan dalam menu, kali ini dikelompokkan dalam beberapa tab yaitu : Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View.

Masing-masing kategori memiliki toolbar yang dikelompokkan sesuai dengan kriterianya dan dapat diakses secara cepat dan mudah. Selengkapnya tentang lembar kerja atau tampilan antarmuka Excel 2007.

Jenis-Jenis Pointer Ms. Excel
Berbeda dengan pointer dalam Microsoft Word, dalam Excel pointer selain berguna sebagai penunjuk cell atau objek juga dapat digunakan untuk operasi lain. Berikut beberapa jenis pointer dalam Excel beserta fungsinya.

JENIS POINTER	FUNGSI
Loading …	Memilih cell/range
Loading …	Memindah cell dan objek
Loading …	Memperlebar/mempersempit kolom
Loading …	Memperlebar/mempersempit baris
Loading …	Mengopi cell dan fungsi didalamnya

Tombol Penggerak Pointer Microsoft Excel
Untuk anda dapat bekerja dengan baik dan cepat dalam Excel 2007, anda dapat memanfaatkan beberapa konfigurasi khusus untuk menggerakkan pointer/kursor. Berikut daftar tombol-tombol penggerak pointer :

TOMBOL	FUNGSI
Anak panah kanan (→)	Menggerakkan pointer satu cell ke kanan
Anak panah kiri (←)	Menggerakkan pointer satu cell ke kiri
Anak panah bawah ( ↓ )	Menggerakkan pointer satu cell ke bawah
Anak panah atas ( ↑ )	Menggerakkan pointer satu cell ke atas
Page Down	Menggulung dokumen satu layar ke bawah
Page Up	Menggulung dokumen satu layar ke atas
Ctrl + →	Pointer ke kanak ke akhir data (tanpa selang)
Ctrl + ←	Pointer ke kiri ke akhir data (tanpa selang)
Ctrl + ↓	Pointer ke bawah ke akhir data (tanpa selang)
Ctrl + ↑	Pointer ke atas ke akhir data (tanpa selang)
Home	Pointer ke awal baris
Ctrl + Home	Ke awal worksheet (A1)
Ctrl + End	Ke akhir sebuah data (bedakan dengan data tanpa selang)
Alt + Page Down	Menggulung dokumen satu layar ke kanan
Alt + Page Up	Menggulung dokumen satu layar ke kiri
Ctrl + Page Down	Pindah ke sheet berikutnya
Ctrl + Page Up	Pindah ke sheet sebelumnya
Ctrl + F6	Pindah ke workbook berikutnya, untuk kembali ke workbook sebelumnya tekan Ctrl + F6
F6	Berpindah antar jendela jika jendela di bagi dua
Tab	Menggerakkan pointer dalam worksheet yang diproteksi

Intruksi-intruksi Blok Ms. Excel 2007

Intruksi menggunakan Mouse

PERINTAH	FUNGSI
Klik batang kolom (Column Headers)	Memblok 1 kolom
Klik batang baris (Row Headers)	Memblok 1 baris
Klik + Seret mouse (drag)	Memblok sekumpulan data (range)
Ctrl + Klik atau seret	Memblok beberapa range

Intruksi menggunakan keyboard

TOMBOL	FUNGSI
Shift + Anak panah kanan	Memblok 1 cell ke kanan
Shift + Anak panah kiri	Memblok 1 cell ke kiri
Shift + anak panah bawah	Memblok 1 cell ke bawah
Shift + Anak panah atas	Memblok 1 cell ke atas

MENGENAL WORK BOOK DAN WORK SHEET MICROSOFT EXCEL 2007

Secara teknis, sebuah dokumen excel biasa disebut dengan workbook (buku kerja). Sebuah workbook umumnya memiliki beberapa worksheet (buku kerja). Secara default sebuah workbook Excel memiliki 3 buah worksheet. Setiap worksheet biasanya mewakili sebuah halaman dokumen. Beberapa dokumen/worksheet yang saling berhubungan dapat anda kelompokkan menjadi sebuah workbook. Hal ini dapat membantu anda mengklasifikasikan dokumen sesuai dengan keperluan.

Sebuah worksheet memiliki tampilan sama seperti table dalam Ms.Word, tetapi dengan kemampuan perhitungan yang lebih komplit dibandingkan kemampuan dari table Ms.Word. Sebuah workbook baru terdiri dari 3 buah worksheet yang diberi nama Sheet1, Sheet2 dan Sheet3. Ketika anda menekan tab worksheet, Excel akan menampilkan isi dari Worksheet yang bersangkutan.

Cara Menambahkan Workbook Ms. Excel 2007
Cara 1:

Klik Office Button ( ) yang terletak pada pojok kiri atas dokumen.

Pilih New.

Pada kotak dialog yang muncul pilih Blank Workbook.

Klik Create

Cara 2:

Tekan tombol Ctrl bersamaan dengan tombol N (Ctrl+N) pada keyboard.

Cara Menambahkan Worksheet Ms. Excel 2007
Cara 1:
Tekan tab Insert Worksheet yang terletak disebelah kanan Sheet3.

Cara 2:
Tekan tombol Shift+F11 pada keyboard.

Cara 3:

Klik kanan pada salah satu tab worksheet

Pilih Insert

Pada kotak dialog yang muncul pilih Worksheet

Klik OK.

Cara Mengganti Nama Worksheet
Cara 1:

Klik kanan tab worksheet yang akan diganti namanya

Pilih Rename.

Ketikkan nama baru.

Cara 2:

Klik 2 kali tab worksheet yang akan diganti namanya

Ketikkan nama baru

Cara Menghapus Worksheet

Klik kanan tab worksheet yang akan dihapus

Pilih Delete

Cara Membuka Workbook Microsoft Excel 2007
Cara 1:

Klik Office Button.

Pilih Open.

Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.

Klik Open

Cara 2:

Tekan tombol Ctrl+O pada keyboard.

Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.

Klik Open

Cara Menyimpan Workbook
Cara 1:

Klik Office Button.

Pilih Save.

Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.

Pada kotak isian file name isikan dengan nama yang diinginkan.

Klik Save

Cara 2:

Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.

Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.

Pada kotak isian file name isikan dengan nama yang diinginkan.

Klik Save

Cara Menutup Workbook Microsoft Excel 2007
Cara 1:

Klik Office Button.

Pilih Close.

Cara 2:
Klik tombol Close pada pojok kanan atas dokumen.

Cara 3:
Tekan tombol Ctrl+W pada keyboard.

MENGENAL KOLOM, BARIS, CELL DAN RANGE MICROSOFT EXCEL 2007

Setiap worksheet terdiri dari kolom dan baris. Nama kolom diawali dengan huruf A, B, C, dan seterusnya. Nama baris diawali dengan angka 1, 2, 3, dan seterusnya. Perpotongan antara Kolom dan Baris disebut Cell. Nama Cell dituliskan berdasarkan nama Kolom dan Baris.

Contoh:
Cell A1 => merupakan perpotongan antara kolom A dan baris 1
Cell D4 => merupakan perpotongan antara kolom D dan baris 4
Nama Cell berguna untuk menentukan penggunaan rumus dan pengolahan data terhadap cell yang bersangkutan dan memudahkan penulisan rumus/formula.

Contoh:
Perkalian antara cell A1 dan D4 dapat dituliskan dengan =A1*D4
Gabungan/kumpulan dari beberapa cell biasa disebut dengan Range.

Contoh;
Range (A1:D4) => merupakan hasil seleksi/gabungan cell A1 sampai D4.
Range (D7:H10) => merupakan hasil seleksi/gabungan cell D7 sampai H10.
Range berguna untuk mendefinisikan beberapa cell untuk operasi aritmatika ataupun statistik.

Contoh:
=SUM(A1:D10) => merupakan perintah untuk menjumlahkan cell pada jangkauan/range A1 sampai D10.

Cara Menambah Cell Microsoft Excel 2007
Untuk menambahkan cell baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara:

Klik tab Home

Pilih kategori Cells

Klik tanda panah pilihan insert

Pilih Insert Cells

Pilih salah satu opsi pilihan yang tampil

Klik OK

Cara Menambah Garis pada Ms. Excel 2007
Untuk menambahkan baris baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara:

Klik tab Home

Pilih kategori Cells

Klik tanda panah pilihan insert

Pilih Insert Sheet Rows

Cara Menambah Kolom Microsoft Excel 2007
Untuk menambahkan kolom baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara:

Klik tab Home

Pilih kategori Cells

Klik tanda panah pilihan insert

Pilih Insert Sheet Columns

MENULLIS TEXT DAN ANGKA DALAM CELL MICROSOFT EXCEL 2007

Untuk menuliskan teks dan angka dalam sebuah cell dapat kita lakukan dengan mudah, cukup dengan seleksi cell yang ingin diisikan teks/rumus dan ketikkan isinya.

Excel mengijinkan beberapa jenis pemasukan data antara lain :

Labels : Teks berisi keterangan seperti nama, alamat dan keterangan lain. Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan klik cell yang akan diisi data, kemudian ketikkan teks yang akan ditampilkan

Numbers : Teks berupa angka seperti 30, -198, 345,5 dan sebagainya. Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan klik cell yang akan diisi data, kemudian ketikkan angka akan ditampilkan. Penulisan karaktek koma(dalam format Indonesia)
atau titik(dalam format Inggris) mendefinisikan angka decimal/pecahan.

Tanggal dan waktu : Excel mengijinkan penulisan tanggal dan waktu sesuai dengan format yang dikenali.
Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan menuliskan teks sesuai dengan format tanggal dan waktu.

Contoh :
Tanggal : 27/10/2008 atau 27-10-2008, dan sebagainya
Waktu :  13:30:00

Formula : Ekspresi untuk menghitung hasil numeric/teks berdasarkan rumus tertentu. Untuk menuliskan rumus/formula dalam excel dapat dilakukan dengan mengawali isi cell dengan karakter sama dengan (=) kemudian diikuti rumus yang diinginkan.
 menjumlahkan cell A3 dan D9.àContoh : =A3+D9

Cara Mengubah Isi Cell Microsoft Excel 2007
Untuk mengubah isi data dari cell dapat dilakukan dengan 3 cara.
Cara 1:

Klik cell yang ingin diubah

Aktifkan formula bar dengan cara klik diarea formula bar.

Cara 2:

Klik dua kali cell yang ingin diubah

Kemudian ganti isinya dengan yang baru

Cara 3:

Klik cell yang ingin diubah

Tekan tombol F2 pada keyboard.

Kemudian ganti isinya dengan yang baru

Cara Menghapus Isi Cell
Untuk menghapus keseluruhan isi dari cell anda dapat lakukan dengan mengaktifkan cell tujuan kemudian tekan Delete. Sedangkan untuk menghapus data dalam sebuah range, dapat dilakukan dengan memblok cell yang akan dihapus, kemudian tekan Delete.

PENGATURAN/FORMAT CELL MICROSOFT EXCEL 2007

Untuk mengatur tampilan dan format dari cell dapat dilakukan dengan cara:

Klik tab Home

Pilih kategori Cells

Klik tombol Format

Pilih Format Cells (atau dapat juga dengan menekan tombol Ctrl+1). Sehingga akan ditampilkan kotak dialog format cell.

Dalam kotak dialog format cell, terdapat 6 buah tab pilihan format, yaitu :
1. Numbering
Digunakan untuk mengatur format angka dari cell. Terdapat 12 pilihan kategori jenis angka antara lain :

Tabel 5

2. Alignment
Digunakan untuk mengatur perataan dari cell.
Terdapat 4 buah pengaturan :
1) Text alignment
Digunakan untuk mengatur perataan teks,terdapat 2 buah opsi pengatura yaitu:
Horizontal : Perataan secara horizontal
Vertical :Perataan secara vertical

2) Text control
Wrap text : Membuat teks mengikuti ukuran lebar cell
Shrink to fit : Membuat teks mengecil mengikuti lebar cell
Merge cells : Menggabungkan cell

3) Right-to-left
Text Direction : Mengatur arah penulisan teks

4) Orientation
Mengatur derajat kemiringan dari teks.

3. Font
Digunakan untuk mengatur karakter huruf dari cell

Terdapat 6 buah pengaturan :
1) Font
Digunakan untuk memilih jenis huruf yang diinginkan.

2) Font Style
Digunakan untuk memilih gaya penulisan (tergantung font),terdiri dari:

Regular

Italic (cetak miring) (Ctrl+I)

Bold (cetak tebal) (Ctrl+B)

Bold Italic (cetak tebal dan miring)

3) Size
Digunakan untuk mengatur ukuran huruf.

4) Underline
Digunakan untuk mengatur garis bawah huruf.

5) Color
Digunakan untuk mengatur warna huruf dan garis bawah.

6) Effects
Digunakan untuk memberi efek huruf, terdiri dari:

Strikethrough : efek coretan

Superscript : huruf berukuran kecil diatas karakter umum (seperti pangkat)

Subscript : huruf berukuran kecil dibawah karakter umum.

4. Border
Digunakan untuk mengatur bingkai/garis luar dari cell

Terdapat 4 buah pengaturan :
Line
Digunakan untuk mengatur jenis garis

Color
Digunakan untuk mengatur warna garis

Presets
None : tanpa bingkai
Outline : memberi garis luar cell/range.
Inside : memberi garis dalam cell/range

Border
Digunakan untuk memberi garis sesuai arah yang diinginkan.

5. Fill
Digunakan untuk memberi warna cell.

Terdapat 3 buah pengaturan :
Backgroud Color
Digunakan untuk memilih warna latar belakang cell. Tombol pilihan Fill Effect digunakan untuk memberi warna dengan efek tertentu.

Pattern Color
Digunakan untuk memilih warna arsiran dari cell

Pattern Style
Digunakan untuk memilih jenis arsiran untuk cell

6. Protection
Digunakan untuk melindugi isi cell dengan mengunci dan/atau menyembunyikan rumus didalam cell.

RUMUS-RUMUS MICROSOFT EXCEL 2007

Salah satu kelebihan dari Excel 2007 sebagai program aplikasi pengolah angka adalah kemampuannya untuk melakukan proses penghitungan dengan cepat dan mudah. Untuk melakukan penghitungan, kita bisa menggunakan rumus dan fungsi. Rumus pada Excel mengikuti kaidah kaidah umum, namun penulisannya disesuaikan dengan keyboard. Misalnya kita ingin mengetikkan rumus “ 3×112 “ , maka kita menuliskannya pada Excel dalam bentuk “ 3*11^2 ”. Yang perlu diingat, penulisan rumus pada Excel harus diawali dengan tanda = . Sehingga contoh penulisannya “ =3*11^2 “.

Cara Menulis Rumus Ms. Excel 2007
Ada beberapa cara untuk menuliskan rumus/formula dalam excel.
Cara 1:

cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus

Kemudian ketikkan rumus yang anda inginkan pada formula bar, contoh : =F5-G5

Cara 2:

Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus

Ketikkan sama dengan (=) pada keyboard. (disertai rumus tertentu jika perlu).

Kemudian klik cell tujuan pertama.

Ketikkan operator melalui keyboard

Kemudian klik cell tujuan kedua.

Cara 3:

Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus

Klik tombol insert function yang berada disebelah kiri formula bar, sehingga muncul kotak dialog.

Pada bagian select category pilih kategori rumus.

Kemudian pada bagian Select a function pilih rumus/fungsi yang diinginkan.

Klik tombol OK, dan isikan data yang diperlukan.

Klik OK.

Cara Menyalin Rumus Excel
Ada 2 cara untuk menyalin rumus dari satu cell ke alamat cell lain:
Cara 1:

Klik/Blok cell yang akan disalin

Klik tab Home

Pilih kategori Clipboard

Klik tombol Copy (Ctrl+C)

Klik/Blok cell tempat penyalinan

Klik tombol Paste (Ctrl+V)

Cara 2:

Klik/Blok cell yang akan disalin

Arahkan ke pojok kanan bawah dari cell sehingga akan muncul tanda kursor +

Drag kursor kearah cell akan disalin (kanan/kiri/atas/bawah).

Operator Aritmatika
Operator Aritmatika dipakai untuk penghitungan dasar-dasar matematika, misalnya penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian dan lain lain.

Macam macam operator aritmatika:
Tabel operator di sini

Hierarki adalah urutan pelaksanaan eksekusi suatu operasi jika terdapat beberapa operator sekaligus dalam satu rumus. Untuk mempengaruhi urutan hierarki dapat dipengaruhi dengan mengelompokkannya menggunakan tanda kurung.

Alamat Relatif dan Alamat Absolut
a. Alamat Relatif
Jika kita punya sebuah rumus yang merupakan operasi dari beberapa cell, maka Excel akan menerjemahkan alamat relatif sebagai lokasi relatif suatu alamat cell atau range dari lokasi alamat lainnya.

Contoh : Pada Cell E5 berisi rumus “ =E3*E4 “, Jika rumus tersebut di copy ke sel F5, maka akan otomatis berubah menjadi “ =F3*F4 “.’

b. Alamat Absolut
Alamat absolut adalah alamat yang selalu bernilai sama meskipun rumusnya di copy kan ke manapun. Penulisan alamat absolut selalu ditambahkan tanda “ $ “ pada nama kolom dan/atau nomor barisnya atau dengan menekan tombol F4 pada keyboard.

Terdapat 2 jenis alamat absolut:
1) Semi Absolut
Pada alamat semi absolut, penguncian hanya dilakukan pada salah satu diantara kolom dan baris.

Contoh:

$C9 : Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika cell dicopy kekanan alamat cell akan tetap dibaca sebagai $C9 bukan D9, namun ketika dicopy kebawah alamat cell akan berubah menjadi $C10.

C$9 : Penguncian baris 9, dengan cara ini ketika cell dicopy ke bawah alamat cell akan tetap dibaca sebagai C$9 bukan C10, namun ketika dicopy ke kanan alamat cell akan berubah menjadi D$9.

2) Absolut mutlak
Pada alamat absolut mutlak, penguncian akan dilakukan pada kolom dan baris sekaligus.

Contoh:
Pada sel E3 kita isikan rumus “ =E2*$E$2 “. Jika rumus itu kita kopikan ke sel F4, maka rumusnya akan menjadi “ =F2*$E$2 “. Terlihat bahwa alamat E2 akan tetap. E2 disebut alamat absolut mutlak.

FUNGSI DALAM EXCEL

Kembali ke daftSebagai sebuah pengolah angka yang canggih, Excel 2007 menyediakan bermacam macam fungsi yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan.

Kategori fungsi yang disediakan antara lain :

Fungsi Financial. Untuk mengolah data keuangan

Fungsi Date & Time. Untuk mengolah data tanggal dan waktu.

Fungsi Math & Trig, untuk mengolah data matematika dan trigonometri.

Fungsi Statistical, untuk mengolah data statistik.

Fungsi Lookup dan Reference, untuk mengolah data berdasarkan tabel & data referensi.

Fungsi Database, untuk mengolah database.

Fungsi Text, untuk memanipulasi teks.

Fungsi Logical, untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan pilihan logika.

Fungsi Information, untuk mendapatkan informasi pada sel atau range.

Fungsi Engineering, untuk pengolahan data teknik.

Masing-masing kategori fungsi terdiri atas beberapa fungsi yang berbeda satu sama lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa Excel 2007 menyediakan banyak sekali fungsi dan sangat lengkap jenisnya.

FUNGSI YANG SERING DIGUNAKAN DALAM MS. EXCEL 

1. SUM
Bentuk penulisan fungsi SUM adalah
=Sum(angka1;angka2;…)
Contoh
=Sum (3;10;1) => hasilnya 14

Jika Sum untuk menjumlah sel
=SUM(Sel1;Sel2;…)
Contoh:
=SUM(A1;B6;C8)

Jika Sum untuk menjumlah range
=SUM(range)
Contoh:
=SUM(A1:A5) => menjumlahkan Range A1 sampai A5

2. AVERAGE
Digunakan untuk menghitung rerata/ rata-rata.
Bentuk penulisannya adalah
=AVERAGE(nilai1;nilai2;…)

Contoh:
=AVERAGE(2;4;3) => hasilnya adalah 3
=AVERAGE(A1:A5) => mencari nilai rata-rata dari isi sel A1 sampai A5

3. MAX
Digunakan untuk mencari nilai maksimal dari satu set data
Bentuk penulisannya adalah
=MAX(nilai1;nilai2;…)

Contoh:
 hasilnya adalah 10à=MAX(2;4;10;6;8)
 akan mencari nilai maksimal dari A1 sampai A5à=MAX(A1:A5)

4. MIN
Digunakan untuk mencari nilai minimal dari satu set data
Bentuk penulisannya adalah
=Min(nilai1;nilai2;…)

Contoh
 hasilnya adalah 2à=MIN(2;4;10;6;8)
 akan mencari nilai minimal darà=MIN(A1:A5) i A1 sampai A5

5. COUNT
Digunakan untuk menghitung berapa buah argumen yang berisi data numerik
Bentuk penulisannya adalah
=COUNT(argumen1;argumen2;…)

Contoh
 Hasilnya adalah 3à=COUNT(2;”A”;”B”;5;7)

FUNGSI LOGIKA MICROSOFT EXCEL

1. NOT
Jika nilai argumen logika nya TRUE maka hasilnya akan bernilai NOT. Demikian juga sebaliknya.
Bentuk penulisannya
=NOT(nilai logika)

Contoh
=NOT(4>5) => hasilnya adalah TRUE

2. AND
Dipakai untuk menggabungkan nilai logika dari beberapa nilai logika menjadi satu nilai logika baru. Hasilnya akan bernilai TRUE bila seluruh logika yang digabungkan bernilai TRUE.
Bentuk penulisannya adalah
=AND(logika1;logika2;…)

Contoh =AND(5>1;3<7) => akan bernilai TRUE

3. OR
Sama dengan logika And namun, untuk logika Or hasilnya akan bernilai TRUE jika salah satu nilai logika yang digunakan bernilai TRUE. Akan bernilai False bila tidak ada nilai logika yang bernilai TRUE.
Bentuk penulisannya adalah
=OR(logika1;logika2;…)

Contoh:
=OR(5>1;9<7) => bernilai TRUE
=OR(5<1;9<7) => bernilai FALSE

4. IF
If adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika.
Bentuk penulisannya
=IF(UjiLogika;nilaiJikaBenar;NilaiJikaSalah)

Contoh:
=IF(E4> Akan menghasilkan “Lulus” jika E4à80;”Lulus”;”Gagal”) >80,jika E4 kurang dari 80 maka hasilnya “Gagal”.

FUNGSI PENCARIAN DAN RUJUKAN EXCEL

1. VLOOKUP
Fungsi Vlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no kolom (data tersusun secara vertikal).

Bentuk Penulisan
=VLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Kolom_Tabel_Rujukan;Rangelookup)

Contoh:
=VLOOKUP(C3;$F$3:$G$7;2;TRUE)
=VLOOKUP(C3;TABEL1;2;1)

2. HLOOKUP
Fungsi Hlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no baris (data tersusun secara horizontal).

Bentuk Penulisan
=HLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Baris_Tabel_Rujukan;Rangelookup)

Contoh :
=HLOOKUP(C3;$F$3:$I$4;1;FALSE).
=HLOOKUP(C3;TABEL2;1;0).